System obiegu dokumentów w Volkswagen Group Polska

VGP_System_obiegu_dokumentów_w_VGP_case_study
  • Klient
    • Volkswagen Group Polska
  • Zakres prac
    • Architektura Integracji
    • Integracja Systemów
    • Software Development
  • Technologie
    • Java

Celem naszej realizacji było stworzenie systemu automatyzującego proces zamawiania produktów i usług przez Volkswagen Group Polska.

Wdrożone rozwiązanie pozwala na sprawne zarządzanie zapotrzebowaniami, zgłaszany mi przez pracowników oraz ich procesowanie przez osoby odpowiedzialne. W tym celu zaprojektowaliśmy dedykowaną ścieżkę obiegu dokumentów, która uwzględnia wartość zapotrzebowania oraz kategorię i specyfikację towarów/usług, a także powiązane dane kontrolingowe i księgowe, takie jak miejsce powstawania kosztów.

W skrócie

  • Nowy proces dokonywania zakupów oraz obiegu dokumentów (zapotrzebowania, zamówienia i faktury)
  • Integracja z innymi systemami funkcjonującymi w architekturze klienta: Active Directory, struktura HR, SAP
  • Migracja obecnego systemu na nową platformę wraz z jego dostosowaniem do nowego procesu
  • Proof of Concept aplikacji mobilnej, umożliwiającej akceptowanie dokumentów
M

Projekt i realizacja systemu obiegu dokumentów

Volkswagen Group Polska przed realizacją projektu OBDOK2 posiadała system do opisywania i akceptowania faktur zakupowych, który jednak nie uwzględniał całego procesu zakupowego. Większa część procesu dotycząca zbierania zapotrzebowań od pracowników, ogłaszania przetargów, zbierania ofert oraz akceptowania i składania zamówień do dostawców obywała się ręcznie poza systemem z wykorzystaniem różnych typów dokumentów wymienianych drogą mailową lub w formie papierowej.

Nowy system miał zautomatyzować proces i zapewnić łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, wygenerowanych w procesie oraz możliwość śledzenia ich statusu oraz zmian dokonywanych przez poszczególnych użytkowników.

Projekt OBDOK2 wymagał wielu zmian realizowanych równocześnie w dwóch płaszczyznach tj. biznesowej związanej z wprowadzaniem nowych procesów oraz IT związanej w wprowadzaniem nowego systemu i integracji z istniejącymi systemami w VGP. Kluczowe było zaangażowanie pracowników z wielu działów już od wczesnej fazy projektu, kiedy to zbierane były wymagania dla nowego systemu. 

Obecnie system umożliwia pracę całej firmie i jest aktywnie wykorzystywany, o czym mogą świadczyć ilości dokumentów stworzonych od dnia uruchomienia. Jest to odpowiednio 60 000 faktur, 2 800 zapotrzebowań oraz 2 400 zamówień.

Krzysztof Jeger – Kierownik Zespołu Integracji i Utrzymania Systemów IT, Volkswagen Group Polska

System zapewnia spersonalizowane widoki  dla wszystkich osób i jednostek biorących udział w procesie, od zgłaszającego zapotrzebowanie przez osoby akceptujące,  kontrolerów, handlowców do księgowości  i członków zarządu. Zaprojektowane formularze przenoszą częściowo ciężar pracy związany z doprecyzowaniem zapotrzebowania na zgłaszającego, co pozwala na zwiększenie wydajności  zespołu odpowiedzialnego za zakupy. W znacznym stopniu zautomatyzowany jest również proces opisywania faktur wystawionych do zamówień, zrealizowanych na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań.

System OBDOK2 został wkomponowany w obecną infrastrukturę IT w Volkswagen  Group Polska, w związku z czym powstały interfejsy wymiany danych pomiędzy nim, a innymi wykorzystywanymi systemami.

  • zapotrzebowanie – Zapotrzebowanie na towary (usługi) zgłaszane jest przy pomocy formularza przez wnioskodawcę, którym może być każdy pracownik VGP. W zależności od wartości zapotrzebowania, jest ono zatwierdzane przez osoby o odpowiednich rolach w strukturze organizacyjnej. Weryfikator ma możliwość  zaakceptowania zapotrzebowania bez uwag lub odesłania do poprawy wraz z komentarzem. Zatwierdzone zapotrzebowanie trafia do działu kontrolingu i zakupów, gdzie zostaje przetworzone w zamówienie do dostawcy.

Efekty

  • Standaryzacja i automatyzacja procesu zakupowego oraz dostęp online do dokumentów
  • Wprowadzenie zasady NO PO NO PAY dla określonej grupy wydatków
  • Możliwość zarządzania uprawnieniami do przeglądania poszczególnych typów dokumentów i wykonywania określonych akcji systemowych
  • Monitorowanie obiegu dokumentów i lepsza kontrola nad akceptacją wydatków na etapie zgłaszania zapotrzebowania
  • Oszczędności wygenerowane w procesie zakupowym, dzięki analizowaniu danych z raportów zakupowych oraz agregowaniu zamówień
  • Zapewnienie ciągłości pracy dzięki obsłudze zastępstw

Szukasz rzetelnego partnera IT? Porozmawiajmy o potrzebach Twojej organizacji.

lukasz_rychlinski
Łukasz Rychliński

New Business Developer

Skontaktuj się z nami!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w polityce prywatności. Jeśli nie wyrażasz zgody na wykorzystywanie cookies we wskazanych w niej celach, w tym do profilowania, prosimy o wyłącznie cookies w przeglądarce lub opuszczenie serwisu. więcej

Akceptuj