Efektywna komunikacja wewnętrzna dzięki Intranetowi
Praca nad projektem wymagała połączenia funkcji informacyjnej, komunikacyjnej oraz stworzenia centralnego repozytorium dokumentów dla pracowników w kilku lokalizacjach, W tym pracowników pracujących zdalnie, korzystających z urządzeń mobilnych. System musiał spełniać standardy mobile oraz UX. Wyzwaniem było również zachowanie poprawności językowej systemu, w zderzeniu z ograniczonymi w tym zakresie możliwościami Microsoft SharePoint.
Rozwiązanie
Do realizacji wszystkich celów projektu wybrano platformę SharePoint Server 2013 wraz z elementami dedykowanymi opartymi na standardowych funkcjach SharePoint. W nowym intranecie znalazły się przede wszystkim moduły umożliwiające współtworzenie treści przez wszystkich użytkowników systemu oraz repozytorium dokumentów.
Lista rozwijana:
- Aktualności – każdy użytkownik intranetu ma możliwość stworzenia własnej aktualności, która jest moderowana przez redaktorów serwisu na łamach witryny. Strona artykułu umożliwia m.in. dodanie treści, multimediów oraz wybranie daty startu i zakończenia publikacji. Każdy artykuł można skomentować.
- Forum – oparty na funkcjonalnościach witryny społeczności, czyli liście dyskusyjnej, liście członków oraz liście kategorii dyskusji. Każdy użytkownik systemu może stworzyć własny wątek dyskusyjny, dodać multimedia, skomentować posty oraz je polubić.
- Newsfeed– tablica ogłoszeń na stronie głównej oraz na podstronach działowych, dzięki której można szybko zamieścić informacje o wydarzeniach z życia firmy. Komunikator pozwala na dodanie postu wraz z grafiką, skomentowanie oraz polubienie wpisów.
- Witryna „Dla Pracownika” – witryna, która w jednym miejscu gromadzi informacje, dokumenty oraz linki niezbędne każdemu pracownikowi firmy. Do kompletowania dokumentów zostały wykorzystane biblioteki, które zaprezentowaliśmy pod postacią menu kafelkowego.
- Kalendarz – standardowa aplikacja SharePoint, do której przygotowaliśmy dedykowany web part Wydarzeń. Redaktorzy za pośrednictwem aplikacji dodają wydarzenia istotne dla pracowników.
- Profile użytkowników (MySite) – miejsce, w którym znajdują się podstawowe informacje o użytkownikach m.in. dane teleadresowe, lokalizacyjne i umiejscowienie w strukturze. Dane zostały pobrane z AD (Active Directory), które przechowuje informacje o pracownikach firmy.
- Wyszukiwarka pracowników – rozwiązanie oparte na funkcjach Search Center, dla którego przygotowaliśmy dedykowany szablon strony. Pozwala na wyszukanie pracowników poprzez wpisanie jednej lub kilku fraz m.in. imię, nazwisko, stanowisko, lokalizacja, telefon, zespół czy dział. Wynik wyszukiwania użytkownika pokazuje informacje oraz zdjęcie. Do wyszukiwarki został przygotowany specjalny web part, dzięki któremu użytkownicy mogą wyszukać pracowników z poziomu strony głównej.
- Struktura organizacyjna – graficzna prezentacja struktury pracowników firmy. Do jej prezentacji został wykorzystany standardowy moduł SharePoint oraz Kendo UI. Struktura jest zaprezentowana w postaci przełożony-pracownik. Ze struktury można nie tylko dowiedzieć się o przełożonych i podwładnych, ale o np. stanowisku, dziale, pionie lub przejść do profilu danego użytkownika.
Wszystkie cele postawione w projekcie zostały osiągnięte. Prace wdrożeniowe obejmowały przygotowanie projektu graficznego, czytelnych i przejrzystych widoków w SharePoint oraz dostosowanie ich do obsługi i przeglądania na tabletach i urządzeniach mobilnych.
Jesteśmy zadowoleni z efektów prac przeprowadzonych przez specjalistów z Unity Group. Potwierdzamy, że projekt został wykonany w sposób profesjonalny i z przyjemnością możemy polecić usługi firmy w zakresie rozwiązań SharePoint.
Olga Domańska
Menadżer ds. Komunikacji Wewnętrznej
Wydawnictwo Nowa Era
