unity wiedza

Czas czytania: 4 minut

Wdrożenie workflow sposobem na usystematyzowanie procesów biznesowych

wdrożenie workflow

Często zgłaszają się do nas klienci, którzy mają problem z usystematyzowaniem przebiegu procesów. Próby samodzielnego uporządkowania procesów biznesowych często kończą się dla klientów fiaskiem.

Problemy objawiają się rozproszeniem zadań wśród użytkowników, brakiem monitoringu zadań oraz brakiem możliwości śledzenia historii.

Pracy nie ułatwia brak repozytorium plików, który umożliwiałby skatalogowanie, uporządkowanie oraz zarządzanie dokumentami. Na szczęście sytuację może poprawić wdrożenie workflow.


Występujące problemy

Klienci skarżą się również, że proces w pewnym miejscu zostaje zatrzymany i ciężko jest się zorientować na jakim etapie ugrzązł. Rodzą się pytania:

  • Kto obecnie za jego odpowiada?
  • Kto powinien go zaakceptować?
  • Dlaczego dokument jest tworzony na podstawie nieaktualnego szablonu?
  • Dlaczego dokument jest dalej procesowany, skoro nie spełnia kryteriów?

Do tego dochodzi problem, w którym próba podjęcia naprawy, ewentualnie wprowadzenia małej zmiany w procesie niesie ze sobą ogromne nakłady.

Jak temu zaradzić?

Wymienione problemy mogą być ograniczone poprzez automatyzację procesów biznesowych. Z pomocą przychodzą narzędzia SharePoint oraz Nintex.

SharePoint jest wszechstronną platformą o rozbudowanej funkcjonalności, używaną na całym świecie zarówno przez małe i średnie firmy, jak i wielkie korporacje. SharePoint usprawnia przepływ informacji i znacząco poprawia współpracę, wydajność oraz produktywność organizacji (dowiedz się więcej o możliwościach platformy SharePoint).

Nintex jest globalnym liderem na rynku systemów workflow i największym na świecie dostawcą systemów klasy workflow dla SharePoint. Dostarcza narzędzi, które są łatwe w użyciu (również przez użytkowników biznesowych) oraz pozwalają na łatwe wdrażanie przepływów pracy w obecnej infrastrukturze SharePoint. Wdrażanie przepływów pracy opiera się często o konfigurację procesów w narzędziu Nintex Workflow (dowiedz się więcej  o ofercie Nintex).

Automatyzacja i usystematyzowanie procesów biznesowych poprzez wdrożenie workflow

Ostatnio specjaliści Intratic pracowali nad wdrożeniem workflow dla jednego z Klientów oparte o SharePoint oraz Nintex.  Wykorzystanie tych narzędzi pozwoliło jednoznacznie określić procedury, zdefiniować odpowiedzialność użytkowników oraz optymalizować procesy biznesowe.

Problem dotyczył procesu tworzenia wycen produktów dla klientów. Firma traciła dużo zasobów na tworzenie wycen, które nie powinny być procesowane, ponieważ nie spełniały podstawowych kryteriów. Brak jednolitego systemu klasyfikacji wycen utrudniał pracę zespołu. Osoby odpowiedzialne za procesowanie wycen korzystały z nieaktualnych szablonów, po ich wytworzeniu brakowało miejsca, w którym można byłoby przechowywać stworzone wyceny. Przełożeni nie mogli szybko i jednoznacznie określić, kto w danym momencie jest odpowiedzialny za wycenę i na jakim etapie ona się znajduje. Cały proces przebiegał mocno chaotycznie.

Specjaliści Intratic ten proces ustandaryzowali. Stworzyli oni w SharePoint odpowiednie listy i biblioteki, które uporządkowały pliki i wyceny. Pracownikom zostały nadane specjalne uprawnienia. Dzięki temu użytkownik w zależności od miejsca w hierarchii miał dostęp do odpowiednich danych, plików i widoków. Przygotowany został również formularz, który całkowicie spełnił wymagania klienta pod kątem wprowadzania danych. W Nintex’ie został utworzony przepływ danych odpowiedzialny za część logiki w systemie. Wdrożenie workflow może zostać wykorzystane w różnych obszarach w których wymagana jest praca na dokumentach oraz ich odpowiednie zarządzanie. Rozwiązanie to daje ogromne możliwości pod kątem wprowadzania zmian zachodzących w organizacjach.

Wdrożenie Workflow, SharePoint, Nintex

SharePoint umożliwia łatwe zarządzanie użytkownikami oraz grupami użytkowników. Nadawanie uprawnień również ogranicza się do kilku kliknięć. W związku z tym zarządzanie zmianami oraz rotacją pracowników nie są czasochłonne i może być robione przez użytkowników „nietechnicznych”.

Podobnie wygląda kwestia logiki zaszytej w Nintex’ie. Nie zawsze jest konieczna ingerencja programisty bądź wdrożeniowca. Zarządzanie procesem z poziomu Nintex’a ułatwiają gotowe bloczki odpowiedzialne za poszczególne funkcje. W takim przypadku dodanie kolejnego powiadomienia nie sprawia dużo kłopotów. Wystarczy przeciągnąć bloczek odpowiedzialny za wysyłkę powiadomień w odpowiednie miejsce w procesie. Następnie należy skonfigurować treść i grupę odbiorców powiadomienia. Treść definiujemy przy pomocy wbudowanego edytora, natomiast grupy odbiorców konfigurujemy na podstawie wcześniej zdefiniowanych grup użytkowników, bądź poszczególnych użytkowników.

Wdrożenie workflow niesie szereg korzyści dla organizacji, która zdecyduje się na jego zakup. Oprócz optymalizacji i usystematyzowaniu procesów biznesowych SharePoint w parze z Nintex pozwolą na przyjazną dla użytkownika możliwość zarządzania i wprowadzania zmian do workflow. Zachęcamy do kontaktu – pomożemy w doborze właściwych narzędzi oraz ich konfiguracji pod kątem Twoich potrzeb biznesowych. 

 

unity

unity

Skontaktuj się z profesjonalnym doradcą IT

Napisz do nas

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w polityce prywatności. Jeśli nie wyrażasz zgody na wykorzystywanie cookies we wskazanych w niej celach, w tym do profilowania, prosimy o wyłącznie cookies w przeglądarce lub opuszczenie serwisu. więcej

Akceptuj