unity wiedza

Czas czytania: 4 minut

Wdrożenie platformy SharePoint – kiedy może się nie powieść i jak temu zaradzić?

wdrożenie platformy sharepoint
SharePoint jest jednym z najbardziej elastycznych rozwiązań do wsparcia działalności organizacji. Ta wszechstronna platforma o rozbudowanej funkcjonalności używana jest na całym świecie zarówno przez małe i średnie firmy, jak i korporacje. Firmy wybierają tę technologię głównie do tworzenia firmowych portali komunikacyjnych, czyli intranetów.
SharePoint sprawdza się nie tylko jako sprawny kanał informacyjny, ale również stanowi punkt wyjścia dla poprawy procesów biznesowych czy podejmowania ważnych decyzji wewnątrz organizacji.
Jednak ze względu na dynamiczny rozwój tej technologii, jej wdrożenie czasem może wymknąć się spod kontroli organizacji. W takiej sytuacji adopcja SharePoint będzie trudna lub nawet niemożliwa do osiągnięcia. W dzisiejszym wpisie omówię takie czarne scenariusze i postaram się nakreślić sposoby ich uniknięcia.

Kiedy wdrożenie platformy SharePoint może się nie powieść?

Podczas wdrożenia SharePointa należy pamiętać o potrzebach biznesowych i końcowych użytkownikach. Nie wystarczy go jedynie zainstalować i skonfigurować, żeby projekt odniósł sukces. Przedstawiamy kilka błędów, które popełniają firmy podczas wdrożenia platformy SharePoint.

1. Brak specyfikacji problemów biznesowych

Podejmując się wprowadzenia SharePoint jest bardzo ważne, aby problemy i wyzwania organizacji były zdefiniowane i jasne dla pracowników zarówno jak biznesowych, tak technicznych. Tylko wtedy specjaliści SharePoint będą w stanie odpowiednio zaadresować funkcjonalności platformy tak, aby one wypełniały lukę organizacji i wyeliminowały realne problemy. Ponadto należy sprawdzić, czy implementacja rozwiązania w oparciu o SharePoint nie powiększy istniejącego problemu. Odpowiednio zdefiniowany problem nie może być zbyt ogólny, a najlepiej, gdy jest on SMART lub podzielony na mniejsze zagadnienia tak, aby można było zmierzyć rezultaty wdrożenia.

2. Niedopasowanie rozwiązania do organizacji

Rozwiązanie musi wspierać istniejący proces biznesowy i dawać użytkownikom widoczne korzyści. Dlatego niezbędna jest współpraca konsultantów wdrażających SharePoint z określonymi grupami biznesowymi. Celem takiej współpracy jest opracowanie procedur i standardów, które umożliwią konsultantom poznanie przyzwyczajeń potencjalnych użytkowników oraz wymagań dotyczących przyjaznego interfejsu, a końcowym odbiorcom – zaznajomić się z możliwościami platformy.

3. Brak planu zarządzania platformą

Efektywne wdrożenie SharePoint nie obejdzie się bez planu zarządzania platformą. Bez odpowiednich zasad i ustalonego podejścia wdrożenie SharePoint może szybko wymknąć się spod kontroli. Ważne jest określić, kto ma uprawnienia do tworzenia witryny, jakie typy danych powinny być przechowywane na listach i bibliotekach SharePoint oraz na ile niestandardowe powinno być dopasowanie platformy do potrzeb organizacji. Dobrze zaplanowana architektura danych i macierz uprawnień wprowadzi ład w całym rozwiązaniu i zapewni użytkownikom szybkie znalezienie istotnych informacji.

4. Pomijanie szkoleń

Wiele wdrożeń SharePoint nie określają dodatkowego czasu na szkolenia, a więc początkowy okres adaptacji biznesu do nowego rozwiązania jest jednym z największych zaniedbań po stronie organizacji. Bez odpowiedniego szkolenia użytkownicy mogą frustrować się nowym systemem, który czasami wymaga zmiany modelu pracy. Aby odnieść sukces, nie wystarczy jedynie dostarczyć dokumentację obsługi szkolenia, ale zapewnić również mentora pracującego z użytkownikami na realnych przypadkach biznesowych.

Jak zatem redukować ryzyko przy wdrożeniu platformy SharePoint?

Aby obniżyć potencjalne ryzyko podczas wdrożenia platformy SharePoint, warto posługiwać się cyklem PDCA: planuj, wdróż, sprawdź, rozszerz oraz ciągle udoskonalaj.

wdrożenie platformy SharePoint

Przede wszystkim jednak powinniśmy rzetelnie zaplanować każde wdrożenie platformy SharePoint.

Następnie należy wybrać kilka funkcji, które możemy bardzo szybko zaimplementować, dając przy tym zauważalne dla biznesu efekty i osiągnąć tzw. QUICK WIN. Każde, nawet jednostkowe wprowadzenie dodatkowej funkcjonalności powinno być zweryfikowane i ocenione pod kątem adopcji przez użytkowników i zapewnienia korzyści biznesowych.

Dopiero po takiej weryfikacji jesteśmy w stanie wprowadzić rozwiązanie na szerszą skalę, a później ulepszać nasze rozwiązanie maksymalizując rezultaty.

 

Jako złoty partner Microsoft w dziedzinie Collaboration and Content dysponujemy udokumentowanym doświadczeniem w zakresie projektowania i wdrażania rozwiązań w oparciu o platformę SharePoint. Zapraszamy do kontaktu – chętnie wesprzemy Twój biznes naszą wiedzą technologiczną.

unity

unity

Skontaktuj się z profesjonalnym doradcą IT

Napisz do nas

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w polityce prywatności. Jeśli nie wyrażasz zgody na wykorzystywanie cookies we wskazanych w niej celach, w tym do profilowania, prosimy o wyłącznie cookies w przeglądarce lub opuszczenie serwisu. więcej

Akceptuj