unity wiedza

Czas czytania: 8 minut

Od cyfrowej transformacji do gruntownej restrukturyzacji procesów w firmie – wywiad z Arturem Piekarczykiem

„Prawdziwa” transformacja cyfrowa dotyczy firm, które funkcjonują na rynku 20-30 lat i powstały w Polsce po roku 1989. Są to właśnie te przedsiębiorstwa, które rozpoczęły tworzenie gospodarki wolnorynkowej. W wielu przypadkach zapoczątkowany wtedy model działania trwa do dziś i na przestrzeni wielu lat sprawdzał się znakomicie, aż do czasu Internetu. I z racji historii, dla tych firm temat transformacji cyfrowej jest w wielu przypadkach obcy i niezrozumiały. Chyba, że nastąpiła już sukcesja i kolejne pokolenie przejęło stery władzy, ale i w tym wypadku o transformację w tradycyjnych modelach jest dużo trudniej.

Jednym z flagowych argumentów za przeprowadzeniem transformacji cyfrowej jest lepszy i bardziej efektywny kontakt z klientem, dużo skuteczniejszy proces pozyskiwania nowych klientów i rynków oraz dużo łatwiejsze staje się zaprezentowanie i wdrożenie nowych produktów i usług. Kluczową sprawa dla modelowej firmy przed transformacją jest odpowiedź na pytania:

  • jak przejść z modelu tradycyjnego opartego o relacje międzyludzkie na model w pełni cyfrowy?
  • Jakie wartości z transformacji uzyska klient?
  • Jak wzmocni to naszą przewagę konkurencyjną?
  • I czy musi to aż tyle kosztować?

Na te pytania odpowie Artur Piekarczyk, członek zarządu spółki Allwins – organizacji wspierającej w rozwoju i transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, oraz współzałożyciel spółki One – producenta platformy handlowej B2B w modelu subskrypcyjnym.

Jak dociera Pan do firm zainteresowanym transformacją cyfrową?  

Na tym etapie rozwoju naszej firmy klienci zapraszają nas na spotkania bezpośrednio. Szukają pomocy kogoś, kto już coś takiego zrobił, a jak czytają naszą historię to wiedzą, że mam doświadczenie w przeprowadzaniu organizacji przez ten proces. Bardzo często potrzeba transformacji czy cyfryzacji rodzi się przy okazji planu uruchomienia sklepu internetowego.

Jak zazwyczaj przebiega takie spotkanie? 

Jednym z moich pierwszych i kluczowych pytań na spotkaniu jest: „Do czego ta platforma ma służyć? Dlaczego się na nią decydujecie?”. Padają wtedy różne odpowiedzi, ale najczęściej powtarza się jeden schemat „potrzebujemy platformy, bo klienci o nią pytają, a konkurencja coś już ma”. W wielu przypadkach pojawia się pomysł kopiowania tego, co ma konkurencja, niestety dotyczy to najczęściej tylko tych aspektów, które widać od strony klienta. Mało znam przypadków, kiedy klient jest w pełni świadomy złożoności procesów pracujących na dobry sklep w modelu B2B. Zarządzanie produktami, ich opisem, zdjęciami czy katalogami nie jest w formie możliwej do wykorzystania od razu. Model budowania ceny też najczęściej jest niesprecyzowany i daleki od modelu automatycznego i wystandaryzowanego dla wybranego klienta czy segmentu klientów. I nagle okazuje się, że proste skopiowanie strony konkurencji nie pomoże i wtedy dopiero zaczyna się prawdziwa dyskusja o wyzwaniach związanych z transformacją. Bo nowy sklep internetowy to żadna transformacja.

Jak więc wyglądają kolejne kroki? Czy firmy decydują się na przeprowadzenie transformacji, czy odpuszczają już po tej pierwszej rozmowie?  

Wbrew pozorom, ta pierwsza rozmowa wskazuje właśnie wyzwania i potencjalne problemy na drodze do doskonałości, często pierwszą barierą do pokonania są uciążliwości, z jakimi firma walczy na co dzień. Dzięki naszej rozmowie i prezentacji rośnie świadomość potrzeby tej zmiany i, pomimo obaw przed wielkością projektu, klienci chcą rozmawiać dalej. Ustalamy więc, co trzeba zrobić, aby w ogóle rozpocząć projekt. Niestety najczęściej okazuje się, że brakuje na starcie zasobów ludzkich w firmie, aby zrealizować te pomysły. Potencjalni kandydaci do prowadzenia transformacji to często pracownicy strategiczni (np. szef marketingu lub sprzedaży), którzy pracują w starym modelu i nie mają lub mogą nie mieć wystarczająco czasu ani chęci na taką realizację. Doradzamy wtedy, aby pokazać pracownikom cały model transformacji i zaszczepić do zmiany całe zespoły. Znając cel i dając dużą dawkę motywację do zmiany, łatwiej znaleźć zespół projektowy często złożony z szeregowych pracowników, ale o wielkim zaangażowaniu, Wtedy zmianę będzie dużo prościej zaimplementować. Ważną i niedocenianą kwestią jest jasna komunikacja o tym, jak wdrożenie transformacji ułatwi wszystkim codzienną pracę.

Mamy już zespół projektowy, co dalej? 

Zwykle okazuje się, że strategia, którą firma posiada wymaga całkowitej przebudowy, ponieważ jest już nieaktualna i nie ma w niej słowa o automatyzacji i standaryzacji procesów. O cyfryzacji i transformacji nie wspominając. Żeby zatem mówić o transformacji cyfrowej firmy, należy określić jej cele. Aby tego dokonać trzeba dobrze rozumieć, czym jest początek transformacji, czyli proces cyfryzacji tego, co dziś analogowe. Gdy o tym mówię, najczęściej spotykaną reakcją ze strony zarządu jest przerażenie. Transformacja cyfrowa w firmie z 30-letnim doświadczeniem to nie jest rewolucja czy ewolucja. To całkowita restrukturyzacja przedsiębiorstwa.

Kiedy mówimy o restrukturyzacji przedsiębiorstwa, a nie o procesie transformacji cyfrowej?  

Brak gotowości firmy na transformacje cyfrową z dnia na dzień jest oczywisty w każdym przedsiębiorstwie, które odniosło kiedyś sukces, i im sukces był większy i dobrobyt trwał dłużej, tym przywiązanie do starych klasycznych rozwiązań jest większe. Zatem pomysły na wykorzystanie nowych technologii to nieoczekiwana i głęboka zmiana dla wielu osób w firmie. I w tym momencie mamy mieszankę wybuchową, czyli receptę na restrukturyzację. Stare procesy, które nigdy nie były automatyzowane i działają tylko dzięki osobom z długoletnim stażem, modele wyceny produktów i usług nigdy nie mające struktury i działające w procesie zwyczajowym „czyli ten klient zawsze miał lepiej… a tamten zawsze zapowiadał się na dużego, stąd takie rabaty…”, dokładny opis produktów i usług w ofercie  jest na przykład w programach do obróbki grafiki, bo był potrzebny tylko do katalogów i drukowanych cenników, a proces obiegu dokumentów nigdy nie został opisany, bo działa… a że kosztem kilku etatów na poziomie referentów? No cóż, jak marża była większa wszystko jakoś przechodziło. I jeśli choć jedna z opisanych historyjek ma miejsce w naszym przykładowym przedsiębiorstwie, a klient myśli o prawdziwej transformacji cyfrowej, to nie może tego zrobić bez zmiany takich starych praktyk i nawyków. W takim właśnie przypadku mówimy bardziej o restrukturyzacji.

Na czym polega więc trudność w przeprowadzeniu tych zmian? 

Na przekonaniu zespołów, że to ma sens. Pracownicy, jak mówiłem wcześniej, są sceptyczni i niechętni restrukturyzacji, bo traktują to jako wymysł, niepotrzebne udziwnianie procesów, które są według nich skuteczne i działają „jakoś” do dziś.

Dodatkowo sama restrukturyzacja, czyli zamiana znanego na nieznane źle się kojarzy, bo oceniamy, mierzymy i naprawiamy błędy z przeszłości. Dlatego transformacja najlepiej idzie tam, gdzie faktycznie jest trudno lub istnieje potężna determinacja do tejże transformacji na poziomie zarządu, który nie zostawia złudzeń co do konieczności zmiany. Nieuchronność zmiany musi być postawiona na poziomie zarządu w sposób bezwzględny. Restrukturyzacja jest wtedy oczywista, choć o motywację wszystkich jest nadal ciężko.

Częstym błędem na poziomie menadżerów wyższego szczebla, a czasami i zarządu jest przekonanie, że transformacja cyfrowa to jedynie zmiana technologii – dokupimy sklep online i będziemy cyfrowi… i to myślenie nie jest łatwo wyprostować. To błędne przekonanie, a oczywistym jest, że technologia jest wtórna. I to faktycznie są pierwsze wyzwania, czyli obalić mity i wzbudzić motywację do ciężkiej pracy.

Jakie są więc najważniejsze kroki, które pozwolą przedsiębiorstwom skutecznie przeprowadzić proces transformacji cyfrowej? 

Ja wyróżniam trzy czynniki gwarantujące sukces pełnej transformacji cyfrowej, które w sumie omówiliśmy wcześniej. A dokładnie, idąc w kolejności od najważniejszego są to:

  1. Człowiek – czyli zaangażowani pracownicy. Wyzwaniem jest skuteczne zakomunikowanie potrzeby zmian w całej organizacji. Trzeba zbudować strategię atrakcyjną dla wszystkich pokoleń pracowników. Najczęstszą obawą jest strach przed utratą stanowiska pracy po transformacji cyfrowej. Znana nam wątpliwość „Czy robotyzacja/cyfryzacja nie przejmie mojego stanowiska pracy?” utrudnia jej przeprowadzenie. Strategia więc musi zawierać opis roli każdego z nas. Po restrukturyzacji i transformacji musimy czuć się potrzebni, dopiero wtedy jest szansa na ponadprzeciętne zaangażowanie.
  2. Zatem drugi czynnik jest oczywisty – jasna strategia zmiany. Proste i precyzyjne procesy. Całość musi być atrakcyjna i dająca coś więcej, niż tylko trud wdrożenia nowych narzędzi. A zadowolony klient i ja, jako pracownik, powinien być w każdym akapicie każdego strategicznego dokumentu, bo tylko w ten sposób możemy dziś zbudować coś, co pomoże dać nam ekstremalną przewagę konkurencyjną, tak oczekiwaną przez zarządy i właścicieli.
  3. Trzeci czynnik też sam nam wychodzi, czyli technologia adekwatna do poziomu naszej zmiany i do rozmiaru naszej strategii oraz oczekiwań. Ani nie za duża, ani nie za mała, ale dokładnie w sam raz do osiągnięcia naszych celów i wdrażana w taki sposób, aby szybko osiągać pierwsze małe sukcesy. Tak, aby zapał nie gasł i był w stanie pokonać trudności, które pojawiają się w trakcie wdrożenia nawet najprostszych rozwiązań.

I teraz mając przekonanie, że rozumiemy te trzy obszary, możemy urzeczywistniać nasze marzenia o lepszym jutrze.

Podsumowanie 

Jak widać, transformacja cyfrowa w rozumieniu technologii czy systemów jest tylko efektem końcowym złożonego projektu, jakim jest restrukturyzacja przedsiębiorstwa, a co za tym idzie dostosowania procesów do oczekiwań naszych najważniejszych klientów. Sam projekt nie jest czymś oczywistym, ponieważ w każdej organizacji są trochę inne wyzwania. Indywidualne podejście jest więc niezbędne w celu osiągnięcia końcowego sukcesu. Czyli jeśli chcemy to zrobić, warto to też dobrze zaplanować i przewidzieć kroki pośrednie, które nie zawsze łatwo nazwać i zidentyfikować bez praktyki i doświadczenia, ale efekt końcowy prawie zawsze budzi nasze zadowolenie i radość. A dziś transformacja cyfrowa to już nie tylko alternatywa dla rozwoju tradycyjnego przedsiębiorstwa, ale konieczność dostosowania do ciągle rosnących oczekiwań naszych coraz bardziej cyfrowych klientów.

Artur Piekarczyk, Allwins.org

unity

unity

Skontaktuj się z profesjonalnym doradcą IT

Napisz do nas

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w polityce prywatności. Jeśli nie wyrażasz zgody na wykorzystywanie cookies we wskazanych w niej celach, w tym do profilowania, prosimy o wyłącznie cookies w przeglądarce lub opuszczenie serwisu. więcej

Akceptuj