unity wiedza

Czas czytania: 4 minut

Jak mierzyć i usprawniać procesy, czyli nowy wymiar analizy z Nintex Hawkeye

Sokole Oko, soczewka, latarnia – już same nazwy wykorzystane w nowym produkcie Nintexa sugerują, że Hawkeye pozwala lepiej widzieć i rozumieć. Tak jest w rzeczywistości – narzędzie to pomaga nie tylko lepiej zwizualizować czy zanalizować dane z przepływów, ale ułatwia również zarządzanie procesami.


W tym tekście opiszę główne funkcjonalności Nintex Hawkeye, przy jednoczesnym wskazaniu najważniejszych korzyści, które może wnieść to narzędzie do Twojej organizacji.

Przepływ widać, ale jak zmierzyć jego efektywność? 

Przez lata narzędzia Nintex pozwalały automatyzować procesy biznesowe w firmach. Wykorzystanie Nintex Workflow w niejednej firmie przyczyniło się do usprawnienia i przyśpieszenia przepływu informacji, dokumentów czy decyzji. Efekty wdrożeń były zauważalne, choć niełatwe do zmierzenia i monitorowania.  

Niektórzy użytkownicy tego rozwiązania posiadają od kilku do kilkudziesięciu przepływów, które są uruchamiane setki bądź tysiące razy w ciągu roku – jako przykład niech posłużą nam tu procesy obsługujące akceptację wniosków urlopowych.

Ogromna ilość danych, która powstaje w ramach każdej iteracji takiego procesu, jest gromadzona w różnych lokalizacjach narzędzia: historii przepływu, w bazie danych czy na listach i w bibliotekach SharePoint. Nie ma jednego miejsca, w którym znalazłyby się wszystkie dane dla całego przepływu.  

Obecnie użytkownicy Nintex Workflow muszą monitorować każdy proces oddzielnie, żeby móc wyciągnąć wnioski z wdrożonych przepływów. Są to suche informacje, które nie dają jasnej odpowiedzi na kluczowe pytania:  

  • Czy wszystkie przepływy działające w firmie są w pełni wykorzystywane?  
  • W jaki sposób są używane?  
  • W którym miejscu można je usprawnić, żeby bardziej przyśpieszyć proces? 

Przyjrzyjmy się zatem z bliska sposobom, w jaki Hawkeye może nam pomóc w lepszym zrozumieniu tych informacji.  

Nintex Hawkeye, czyli Sokole Oko nie tylko dla analityków 

Nintex Hawkeye albo inaczej Sokole Oko, to proste narzędzie analityczne dostępne w chmurze, które zbiera dane z przepływów danej organizacji. Źródłem pobieranych danych mogą być różne platformy: SharePoint 2010, SharePoint 2013, SharePoint 2016, Office 365 czy Nintex Workflow Cloud. 

nintex hawkeye zebranie kluczowych informacji

Zebrane informacje są prezentowane w soczewkach, czyli tzw. lenses, które pozwalają skupić się na konkretnych danych wydobytych dzięki narzędziu. W momencie pisania tego artykułu (jesień 2017) dostępne są dwa rodzaje soczewek: Usage Lens i Process Intelligence Lens 

Co można zobaczyć w soczewkach Nintex Hawkeye? 

W Usage Lens znajdują się dane o ilości, złożoności i skali przepływów, ilości uruchomionych procesów oraz średnim czasie ich trwania. Można tam również znaleźć odpowiedzi na pytania takie, jak:  

  • Ile zainicjowano zadań?  
  • Jaki jest czas ich trwania? 
  • Ile osób jest odpowiedzialnych za ich wykonanie?  

Zebrane dane z całego podpiętego serwera są prezentowane w jednym miejscu: na specjalnym dashboardzie opartym o silnik analityczny Nintex. Oprócz tego użytkownicy mogą podpiąć swoje konta Power BI lub inne narzędzie do analizy danych.


Z kolei Process Intelligence Lens skupia informacje dotyczące konkretnego przepływu. Dzięki zaprogramowanym w przepływach beacons, czyli latarniom użytkownicy Hawkeye mogą sprawdzić takie dane, jak: 

  • Czas trwania każdej instancji procesu.
  • Stan przepływów.
  • Ilość i wynik zadań.
  • Liczba uczestników procesu. 

Obie soczewki – Usage Lens i Process Inteligence Lens – posiadają zakładki prezentujące wskaźnik rentowności (ROI), który porównuje koszty zaprojektowania i wdrożenia przepływów z wykorzystaniem Nintexa oraz SharePoint Designer i Visual Studio. Moduł pokazuje zwrot z inwestycji, wyliczoną produktywność użytkownika oraz zaoszczędzone pieniądze. W przygotowaniu są dwie dodatkowe soczewki: Inventory Lens i Monitoring Lens. 

Podpięcie danych i stworzenie soczewek jest bardzo intuicyjne i proste, a sama analiza danych, które znajdują się w Nintex Hawkeye nie wymaga zaawansowanej wiedzy. Wszystkie informacje przedstawione są w postaci wykresów, czytelnych tabelek oraz logicznie pogrupowanych danych. Nawet analityczny laik jest w stanie wyciągnąć wnioski na temat posiadanych przepływów i ich efektywności! 

Podsumowanie, czyli o Sokolim Oku z lotu ptaka 

Dotychczas monitorowanie i sprawdzanie wyników przepływów czy zadań w Nintex Worklow nie było prostą operacją. Użytkownicy, którzy chcieli przeanalizować ich działanie, musieli sprawdzać każdy proces, a następnie przeliczyć np. średni czas trwania zadania czy ilość osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.  

Nintex Hawkeye znacznie ułatwia to zadanie, pomagając nie tylko sprawdzić efektywność przepływów, ale również zrozumieć ich istotę oraz jasno określić, które z nich wymagają poprawy.  

 

Automatyzacja i analiza procesów biznesowych to tylko jedna z wielu usług oferowanych przez Intratic. Jako jeden z zaledwie kilku certyfikowanych partnerów Nintexa w Polsce jesteśmy zawsze otwarci na pytania i konsultacje – zapraszamy do bezpośredniego kontaktu. Chętnie podzielimy się wiedzą, jak mierzyć i ulepszać przepływy w Twojej organizacji.  

 

unity

unity

Skontaktuj się z profesjonalnym doradcą IT

Napisz do nas

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w polityce prywatności. Jeśli nie wyrażasz zgody na wykorzystywanie cookies we wskazanych w niej celach, w tym do profilowania, prosimy o wyłącznie cookies w przeglądarce lub opuszczenie serwisu. więcej

Akceptuj